Bên cạnh hoạt động học tập, nghiên cứu khoa học, sinh viên còn tham gia rất nhiều các hoạt động khác như: tham gia câu lạc bộ, làm thêm, các hoạt động của Đoàn thanh niên và Hội sinh viên, các hoạt động vui chơi, giải trí.v.v.

Việc tham gia các hoạt động trên giúp sinh viên có cơ hội được trải nghiệm, đúc rút những kinh nghiệm và những kĩ năng cần thiết để làm việc với người khác. Đây cũng là cơ hội để sinh viên được hoàn thiện mình hơn và thể những khả năng mà nhà tuyển dụng đang tìm kiếm.

Tuy nhiên vấn đề đặt ra hiện nay với sinh viên là có quá nhiều công việc cần thực hiện trong khi quỹ thời gian có hạn. Một mặt sinh viên phải đảm bảo hoạt động học tập, mặt khác vẫn có thể tham gia hoạt động ngoài giờ lên lớp. Đây là một thách thức không nhỏ đối với sinh viên hiện nay.

Theo công trình nghiên cứu khoa học của nhóm sinh viên Nguyễn Cẩm Ly, Lê Ngọc Hảo về “vấn đề phân bổ thời gian dành của sinh viên ĐHQG thành phố Hồ Chí Minh” chỉ ra rằng sinh viên hiện nay đang bị quá tải, có 17,4% sinh viên thấy lịch học quá bận rộn; 50% sinh viên thấy lịch học bận rộn trong khi tất cả sinh viên đều nhận thức rằng việc đi làm thêm và tham gia các hoạt động ở trường, lớp là rất cần thiết – những hoạt động này đòi hỏi công sức và thời gian của sinh viên. Điều này khiến nhiều sinh viên thường rơi vào tình trạng stress thời gian. Mặt khác, nhiều sinh viên chưa biết cách sắp xếp công việc hiệu quả. Chính những khó khăn này đòi hỏi sinh viên cần phải có kĩ năng quản lý thời gian nhằm giảm stress thời gian, học tập và làm việc một cách khoa học và hiệu quả.

Để quản lý thời gian hiệu quả, sinh viên cần phát triển kĩ năng quản lý thời gian bằng việc sử dụng các phương tiện “Danh sách những việc cần làm” trên cơ sở vận dụng nguyên lý Pareto.

Có thể thấy, về bản chất, nguyên lý Pareto là công cụ giúp cá nhân xác định những công việc cần ưu tiên, từ đó tập trung vào thực hiện để đạt hiệu quả cao nhất.

Có thể hiểu, danh sách những việc cần làm là bản liệt kê một danh mục những công việc cần thực hiện và sắp xếp chúng theo mức độ quan trọng và cấp thiết với những nguồn lực cần thiết, mốc thời gian nhất định.

Nhờ việc vận dụng nguyên lý Pareto vào sử dụng phương tiện “danh sách những việc cần làm” để sinh viên có kĩ năng tổ chức công việc một cách khoa học và hợp lí, tránh lãng phí thời gian, nâng cao chất lượng học tập và tạo niềm vui trong cuộc sống.

2. Phát triển kĩ năng sử dụng phương tiện Quản lý thời gian.

 - Kĩ năng

Trong Từ điển tiếng Việt, kĩ năng được định nghĩa như sau: “ Kĩ năng là khả năng vận dụng những kiến thức trong một lĩnh vực nào đó vào thực tế”.

Trong Tâm lí học hiện tồn tại hai quan niệm về kĩ năng:

 Quan niệm thứ nhất:  Coi kĩ năng là mặt kĩ thuật của thao tác, hành động hay hoạt động. Đại diện cho quan điểm này là các tác giả như: V.A.Krutrexki, V.X.Cudin, A.G.Kolalio…

Quan niệm thứ hai: Coi kĩ năng không đơn thuần là một kĩ thuật của hành động mà nó còn là biểu hiện về năng lực của con người. Kĩ năng theo quan niệm này vừa có tính ổn định lại vừa có tính mềm dẻo, linh hoạt và tính mục đích. Đại diện cho quan điểm này là các tác giả: N.D.Levitov, X.I.Kixegof, K.K.Platonov (1963,1967), A.V.Barabasicov (1963), v.v…

Quan niệm của các nhà giáo dục Việt Nam như: Nguyễn Ánh Tuyết, Ngô Công Hoàn, Lê Văn Hồng và Nguyễn Quang Uẩn tán thành quan niệm coi kỹ năng là biểu hiện của năng lực.

Như vậy, từ những định nghĩa trên, tác giả thống nhất quan niệm: “Kĩ năng là khả năng sử dụng tri thức và các kĩ xảo của mình một cách có mục đích và sáng tạo trong quá trình của hoạt động thực tiễn. Khả năng này là khả năng tự tạo của con người”.

- Phát triển kĩ năng

Thuật ngữ phát triển theo nghĩa triết học là biến đổi hoặc làm cho biến đổi từ ít tới nhiều, từ hẹp đến rộng, từ thấp tới cao, từ đơn giản tới phức tạp. Lí luận phép biện chứng đã khẳng định: “Mọi sự vật hiện tượng không chỉ tăng lên hay giảm đi về số lượng mà cơ bản chúng luôn biến đổi, chuyển hóa sự vật từ hiện tượng này tới hiện tượng khác, cái mới kế tiếp cái cũ, giai đoạn sau kế thừa giai đoạn trước tạo thành quá trình phát triển tiến lên mãi mãi”.

Nguyên nhân của sự phát triển này là sự liên hệ tác động qua lại của các mặt đối lập vốn có bên trong của các sự vật hiện tượng. Hình thái cách thức của sự phát triển đi từ biến đổi về lượng đến những biến đổi chuyển hóa về chất và ngược lại. Con đường, xu hướng của sự phát triển không theo đường thẳng, cũng không theo đường tròn khép kín mà theo đường xoáy ốc tạo thành xu thế phát triển, tiến lên từ từ, từ đơn giản đến phức tạp, từ thấp lên cao, từ kém hoàn thiện đến ngày càng hoàn thiện.

Phát triển là một quá trình nội tại, là bước chuyển hóa từ thấp tới cao, trong cái thấp đã chứa đựng những cái ở dạng tiềm năng những khuyng hướng lên cao, trong cái cao là cái thấp đã phát triển. Phát triển là quá trình tạo ra sự hoàn thiện của cả tự nhiên và xã hội. Phát triển có thể là một quá trình hiện thực nhưng cũng có thể là tiềm năng của một sự vật.

Phát triển kĩ năng làm cho mỗi cá nhân được hoàn thiện về nhân cách. Nhờ vào việc phát triển kĩ năng, cá nhân được trang bị những tri thức, phương pháp mới để đáp ứng những đòi hỏi mới của xã hội. Giúp mỗi cá nhân có thể “học để làm việc, học để chung sống và khẳng định mình”.

          Như vậy, có thể hiểu: “Phát triển kĩ năng là quá trình tạo ra kĩ năng mới trên cơ sở năng lực đã có để đáp ứng những thách thức của cuộc sống và nâng cao chất lượng cuộc sống của mỗi cá nhân”.

- Quản lý

Quản lý là một hoạt động cần thiết cho tất cả các lĩnh vực của đời sống con người. Ở đâu con người tạo lập nên nhóm xã hội là ở đó cần đến quản lý.

Khái niệm quản lý được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khoa học. Với tầm quan trọng như vậy nên đã hình thành cả một ngành khoa học – Khoa học quản lý. Do vậy, có nhiều cách định nghĩa khác nhau về khái niệm quản lý.

Theo Đặng Quốc Bảo: “Quản lý là quá trình gây tác động của cá nhân đến khách thể quản lý nhằm đạt được mục tiêu chung”.

Tác giả Trần Kiểm cho rằng: “Quản lý là tác động có hướng đích của chủ thể quản lý, dựa trên nhận thức những quy luật khách quan của hệ quản lý đến các quá trình đang diễn ra nhằm đạt được mục đích đặt ra một cách tối ưu”.

Từ những cách tiếp cận về quản lý, có thể thấy khái niệm quản lý bao giờ cũng tồn tại với tư cách là một hệ thống bao gồm hai yếu tố: Chủ thể và khách thể quản lý. Chủ thể là tác nhân tạo ra các hoạt động còn khách thể quản lý là đối tượng chịu sự quản lý của cá nhân. Giữa chủ thể và khách thể quản lý phải có chung một mục tiêu và quy trình dựa vào đó để cá nhân tạo ra những tác động. Hai thành phần này có mối quan hệ, tác động tương hỗ lẫn nhau.

Tóm lại, có thể hiểu: “Quản lý là sự tác động có tổ chức, có mục đích của chủ thể quản lý lên khách thể quản lý bằng những phương pháp, công cụ thích hợp để đạt được mục tiêu quản lý”.

Quản lý có vai trò quyết định tới thành công hay thất bại của mỗi cá nhân, tổ chức. Những người làm công tác quản lý phải hội tụ đầy đủ kiến thức chuyên môn, phẩm chất và trang bị kiến thức khoa học quản lý. Xác lập được mục tiêu rõ ràng, có bản lĩnh và quyết tâm điều hành tổ chức đi tới đích bằng hệ thống biện pháp quản lý.

- Quản lý thời gian

Thời gian là thuật ngữ dùng khá phổ biến trong đời sống. Hiểu một cách đơn giản thời gian là tài sản của mỗi người trong cuộc sống mà con người có được từ khi bắt đầu tồn tại. Thời gian tồn tại ngoài con người nhưng do con người quản lý và sử dụng.

Có nhiều quan niệm khác nhau về thời gian.

Theo quan điểm của Ph.Ăngghen: “ Thời gian, không gian là phương thức tồn tại của vật chất”.

Ph.Ăngghen viết: “ Các hình thức cơ bản của mọi tồn tại là không gian và thời gian; tồn tại ngoài thời gian thì cũng vô lí như tồn tại ngoài không gian”.

Như vậy, vật chất, không gian, thời gian không tách rời nhau; không có vật chất tồn tại ở ngoài không gian, thời gian; cũng không có thời gian, không gian tồn tại ngoài vật chất vận động.

Thời gian đóng vai trò quan trọng với mỗi cá nhân. Dựa vào thời gian, con người có thể tính được năng suất lao động, sự phát triển hay tụt lùi của mỗi cá nhân hay tổ chức. Thời gian là một trong những thước đo sự thành công của mỗi cá nhân.

Theo Huỳnh Văn Sơn:  “Quản lý thời gian là quá trình làm chủ, sắp xếp, sử dụng thời gian một cách khoa học và nghệ thuật”.

Quản lý thời gian không chỉ đơn thuần là vấn đề thời gian, đó là quản lý bản thân bạn trong mối liên hệ với thời gian. Điều này có nghĩa là phải thay đổi những thói quen và hoạt động làm lãng phí thời gian. Đó là việc sẵn sàng thử nghiệm các phương pháp và ý tưởng khác nhau, cho phép cá nhân tìm ra cách tốt nhất để sử dụng tối đa quỹ thời gian.

Như vậy, có thể hiểu quản lý thời gian là: “Quá trình tổ chức, sắp xếp, kiểm soát thời gian theo một quy trình và phương tiện nhất định nhằm nâng cao năng suất lao động, giảm thiểu stress và tạo ra hiệu quả công việc cao”.

Quản lý thời gian sẽ cải thiện 3 khía cạnh dưới đây trong công việc của cá nhân:

• Hiệu quả – có tác động rõ ràng hoặc tác động như mong muốn trong hoàn thành công việc.

• Năng suất – tăng năng suất với thời gian lãng phí hoặc nỗ lực bỏ ra ở mức tổi thiểu.

•  Dễ dàng – dường như không cần nỗ lực; mọi việc diễn một cách tự nhiên, dễ dàng.

- Kĩ năng quản lý thời gian

Kĩ năng quản lý thời gian là sự vận dụng những tri thức về quản lý thời gian để thực hiện hoạt động quản lý thời gian nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc, tránh lãng phí thời gian

Kĩ năng quản lý thời gian chịu ảnh hưởng từ nhiều yếu tố. Bao gồm yếu tố bên trong và yếu tố bên ngoài.

Yếu tố bên trong bao gồm nhận thức, kĩ năng và thái độ của cá nhân.

Yếu tố bên ngoài bao gồm không gian làm việc vầ khối lượng công việc.

- Phát triển kĩ năng quản lý thời gian

          Phát triển kĩ năng là quá trình tạo ra năng lực mới trên kĩ năng đã có để đáp ứng những thách thức của cuộc sống và nâng cao chất lượng cuộc sống của mỗi cá nhân.

          Như vậy, có thể hiểu: “Phát triển kĩ năng quản lý thời gian là tạo ra sự phát triển bền vững về hiệu quả quản lý thời gian gắn với việc tăng cường nguồn tri thức, phương pháp cũng như khơi dậy những năng lực tiềm ẩn của mỗi cá nhân nhằm đáp ứng những yêu cầu, đòi hỏi ngày càng cao của cuộc sống”.

- Nguyên lý Pareto

Liên quan đến vấn đề quản lý thời gian hiệu quả và thời gian hữu hiệu là những kiến thức của nguyên lý Pareto. Theo nguyên lý Pareto: “20% của bạn sẽ đem lại 80% kết qủa, nếu bạn dành tất cả thời gian, tiền bạc và sức lực vào 20% đầu tiên trong số những ưu tiên ấy”.

                                                  Hình 1.1. Nguyên lý Pareto (Nguyên lý 20/80)

Dòng kẻ liền trên biểu đồ minh họa nguyên lý 20/80 miêu tả một người hay một tổ chức đã đầu tư thời gian, tiền bạc, sức lực và nhân lực cho những ưu tiên quan trọng nhất. Kết quả cho thấy năng suất lao động tăng lên 4 lần. Dòng kẻ đứt quãng miêu tả một người hay một tổ chức đã đàu tư thời gian, tiền bạc, sức lực  và nhân lực cho những ưu tiên kém quan trọng hơn, vì vậy kết quả đạt được không đáng kể.

Như vậy, nguyên lý Pareto đã chỉ ra rằng: “Để thành công, mỗi cá nhân phải có khả năng sắp xếp các công việc, dự án được ưu tiên. Nếu việc nào cũng quan trọng như nhau thì cuối cùng không đạt được thành tựu nào đáng kể”.

Sắp xếp công việc dựa vào mức độ ưu tiên là việc tạo lập danh sách những công việc cần thực hiện theo mức độ quan trọng và cấp thiết. Những hoạt động quan trọng là những hoạt động tạo ra một kết quả mong muốn. Chúng đạt tới những giá trị mục tiêu cuối cùng hoặc chúng đạt được mục tiêu đầy ý nghĩa. Những hoạt động khẩn cấp là những hoạt động yêu cầu bởi một ai đó, hoặc chúng liên quan đến một vấn đề bất tiện hoặc một tình huống mà cần ngay một giải pháp càng sớm càng tốt.

Dựa vào mức độ quan trọng và cấp thiết, chúng ta có “ma trận quản lý thời gian” như sau:

                                                       Hình 1.2.Ma trận quản lý thời gian

Ở ô số I, các hoạt động quan trọng và cấp thiết, luôn luôn ngự trị trong cuộc sống của các nhà quản lý. Họ hiểu rõ là phải  hoạt động mà hoạt động này yêu cầu chú ý ngay lập tức. Những nhiệm vụ phải được  giải quyết trước tiên.

Ở ô số II, các hoạt động tập trung vào tầm quan trọng cao và ít cấp thiết. Những hoạt động có thể xem như những cơ hội thay vì là những vấn đề. Chúng được định hướng để hoàn thành những kết quả ưu tiên cao. Chúng ngăn cản các vấn đề xuất hiện hoặc xây dựng các tiến trình mà giới hạn các vấn đề hơn là chỉ đạt được chúng. Sự chuẩn bị, thường xuyên đề phòng, hoạch định xây dựng tính kiên cường và tổ chức là tất các hoạt động không thể không có mà chúng là cốt yếu cho những thành công trong dài hạn. Tuy nhiên, vì chúng không khẩn cấp nên chúng thường dẫn nhà quản lý ra khỏi tiến trình đang hoạt động. Những hoạt động quan trọng cao và ít cấp thiết nên được ưu tiên nhất trong chương trình quản lý thời gian của mình. Bởi một điều chắc chắn rằng những hoạt động này có giá trị dài hạn, những vấn đề khẩn cấp bị đụng độ được giảm xuống.

Ở ô số III, các vấn đề là quan trọng thấp và cấp thiết. Những điều này có thể làm gián đoạn chương trình của nhà quản lý hoặc chuyển họ sang một hướng khác bởi vì họ có thể không đạt được các kết quả có ý nghĩa, mục tiêu có giá trị và tầm quan trọng cao. Khẩn trương hoàn thành việc này mà không cần nguồn nhân lực. Nếu có thể giao phó cho người khác.

Ở ô số IV, tập hợp những công việc này và dành mỗi tuần nửa giờ để hoàn thành chúng. Có thể giao công việc đó cho người khác. Hãy quyết định kỹ có nên lùi lại hôm sau hay không.

- Danh sách những việc cần làm

Trên cơ sở vận dụng nguyên lý Pareto, có thể xây dựng phương tiện quản lý thời gian gọi là “danh sách những việc cần làm”.

Nguyên lý Pareto là một trong những công cụ hữu hiệu giúp sinh viên quản lý thời gian hiệu quả. Nội dung của nguyên lý chỉ ra rằng: “20% của bạn sẽ đem lại 80% kết quả, nếu bạn dành tất cả thời gian, tiền bạc và sức lực vào 20% đầu tiên trong số những ưu tiên ấy”.

Có thể thấy, về bản chất, nguyên lý Pareto là công cụ giúp cá nhân xác định những công việc cần ưu tiên, từ đó tập trung vào thực hiện để đạt hiệu qủa cao nhất.

Trên cơ sở nguyên lý này, sinh viên sẽ liệt kê một danh sách những công việc cần thực hiện và sắp xếp chúng theo mức độ quan trọng và cấp thiết với những nguồn lực cần thiết, mốc thời gian nhất định.

Trong những phương tiện trên, “danh sách những việc cần làm” thích hợp cho đặc thù của sinh viên để quản lý thời gian. Nội dung này được đề cập ở mục 5

3.Vai trò của kỹ năng quản lý thời gian

Việc áp dụng các kỹ thuật quản lý thời gian chuyên nghiệp và hiệu quả sẽ giúp cá nhân:

·        Cải thiện hiệu suất làm việc và đạt được nhiều điều mà tốn ít công sức hơn.

·        Dành thời gian cho những điều nhà quản lý muốn và nhà quản lý coi trọng.

·        Tìm được sự cân bằng, hoàn thiện và hài lòng nhiều hơn.

·        Tập trung thời gian và sức lực vào những việc quan trọng nhất đối với cá nhân.

·        Đặt ra và đạt được những mục tiêu dài hạn.

·        Tránh lãng phí và do đó cá nhân sẽ có nhiều khoảng thời gian hoạt động hiệu quả mỗi ngày.

·        Hoàn thành công việc đồng thời giảm lo lắng, không còn bị ngập đầu trong công việc và áp lực.

·        Trở thành một người quản lý thời gian giỏi trong mọi lĩnh vực của cuộc sống.

·        Tăng năng suất của cá nhân và tập thể.

4. Một số bẫy quản lý thời gian sinh viên thường gặp.

Việc sinh viên quản lý kém hiệu quả có nhiều nguyên nhân, trong đó nguyên nhân cơ bản là vấp phải là bẫy thời gian. Có thể mô tả các bẫy thời gian gồm:

a, Trì hoãn công việc

Mỗi cá nhân thường có xu hướng làm những công việc dễ thực hiện, thú vị và cấp thiết trước những công việc khó khăn, mất nhiều thời gian và quan trọng.

Các cá nhân thường có xu hướng trì hoãn những công việc cần nhiều nguồn lực, mang tính sắc bén và mất thời gian. Bởi vậy, công việc càng trở nên khó khăn và quá tải hơn; việc trì hoãn quá lâu những việc quan trọng sẽ khiến cá nhân rơi vào khủng hoảng và stress thời gian.

b, Đánh giá quá cao mọi thứ

Việc đánh giá quá cao mọi thứ khiến cá nhân không thể nhận ra được đâu là công việc cần ưu tiên làm trước khiến cá nhân thường xuyên rơi vào tình trạng thiếu thời gian để làm tất cả mọi thứ.

c, Cầu toàn

Đối với một số cá nhân, công việc luôn cần đạt tới mức hoàn hảo. Điều này khiến cho cá nhân thực hiện tất cả các hoạt động mà không có sự ủy quyền dẫn tới tình trạng thiếu thời gian để hoàn thành công việc.

d, Không đặt mục tiêu rõ ràng

Việc đặt mục tiêu không rõ ràng khiến cá nhân không định hướng được những công viêc cần ưu tiên. Điều này khiến cá nhân rơi vào tình trạng thiếu thời gian và làm việc không hiệu quả.

e, Làm nhiều việc cùng lúc

Để hoàn thành nhanh khối lượng công việc, một số cá nhân thực hiện nhiều công việc cùng một lúc. Đây là một trong những sai lầm trong quản lý thời gian. Việc làm này khiến cá nhân rơi vào tình trạng rối loạn công việc dẫn tới hiệu quả làm việc không cao. [12, tr61]

Vấn đề bẫy thời gian được triển khai nghiên cứu thực tiễn và đề xuất quy trình phát triển kĩ năng quản lý thời gian dành cho sinh viên.

5. Nội dung kĩ năng sử dụng danh sách những việc cần làm để quản lý thời gian của sinh viên.

Có thể hiểu: “Kĩ năng sử dụng danh sách những việc cần làm là quá trình liệt kê và thiết lập danh mục những công việc cần thực hiện theo thứ tự ưu tiên với nguồn lực cần thiết và mốc thời gian nhất định nhằm tổ chức, kiểm soát thời gian cá nhân có hiệu quả”.

Nội dung kĩ năng quản lý thời gian bằng phương tiện danh sách những việc cần làm được mô tả theo trình tự thực hiện như sau:

Bước 1: Phân loại công việc theo thứ tự ưu tiên

Khi viết ra danh sách những việc cần làm, hãy sắp xếp theo độ ưu tiên. Bao gồm

• Mức độ A: Những việc quan trọng nhất và cấp thiết

Những công việc loại A phải đáp ứng các tiêu chuẩn sau:

          1.  Nếu không hoàn thành thì sẽ ảnh hưởng gây hậu quả nghiêm trọng.

          2. Những công việc thuộc nguyên tắc 20% của nguyên lý Pareto.

          3. Những việc có thời hạn hoàn thành trong hôm nay hoặc trong vài ngày tới.

Trong những nhiệm vụ thuộc danh sách loại A, chủ thể tiếp tục sắp xếp những nhiệm vụ theo mức độ quan trọng giảm dần và gắn với các mức A1; A 2; A3. Để xác định được mức độ trên, cá nhân phải trả lời các câu hỏi sau:

1. Khi thực hết được tất cả các nhiệm vụ trong danh sách thì cái nào sẽ mang lại sự thỏa mãn và hạnh phúc nhất? đây sẽ là nhiệm vụ A1.
2. Nếu chỉ đạt được một nhiệm vụ nữa thì tôi sẽ chọn cái nào? Trả lời câu hỏi này thì cá nhân sẽ tìm ra mục tiêu A2. Lập lại câu hỏi này cho đến khi sắp xếp lại toàn bộ danh sách theo thứ tự ưu tiên.

• Mức độ B: Những công việc quan trọng nhưng không cấp thiết

Những công việc là những nhiệm vụ cần thiết phải hoàn thành nhưng không quá quan trọng phải làm ngay, cá nhân cần lên kế hoạch cụ thể và sắp xếp thời gian để làm. Cá nhân nên tiến hành các công việc loại B cùng với những các công việc loại A.

• Mức độ C: Những công việc cấp thiết nhưng không quan trọng

Đối với những công việc này, cá nhân có thể ủy thác công việc cho người khác.

Ủy thác là một hành động giao nhiệm vụ, trách nhiệm hoặc quyền hạn cho người khác. Khi ủy thác, cá nhân phải đảm bảo các tiêu chí sau:

• Lựa chọn đúng người: Chọn những người có thể tin tưởng và những công việc thuộc sở trường của họ.
• Giải thích rõ về nhiệm vụ: Cho người khác cơ hội được đặt câu hỏi. Giải thích rõ những nhiệm vụ cần thực hiện và kết quả mà cá nhân muốn đạt được.
• Thảo luận những khó khăn sẽ gặp phải: Phác thảo ra những khó khăn sẽ xảy ra và tìm những phương án giải quyết cùng người được ủy quyền.
• Cung cấp các nguồn lực thực hiện để đảm bảo người được ủy quyền có đủ điều kiện để thực hiện.
• Giám sát công việc: Sắp xếp để người ủy quyền báo cáo kết quả thực hiện và chủ thể ủy quyền giám sát các nhiệm vụ trong tiến trinh làm việc.
• Đánh giá công việc: đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và xem xét những vấn đề cần thay đổi.

• Mức độ D: Những công việc không quan trọng và không cấp thiết

Đối với những công việc, cá nhân nên loại bỏ ra khỏi danh sách.

Bước 2: Làm rõ bản chất và yêu cầu của công việc

Để làm rõ bản chất và yêu cầu công việc, cá nhân cần phân tích những yếu tố sau

1. Mục đích và kết quả cần đạt của công việc

Mục đích chính là lí do mà cá nhân thực hiện công việc. Để đạt được mục đích, cá nhân cần xây dựng các mục tiêu cụ thể để chắc chắn rằng chúng thực tế và có thể đạt được.

Mục đích càng chính xác, cá nhân càng dễ theo sát và tập trung. Muốn vậy, mục đích cần tuân thủ nguyên tắc SMART:

            S = Specific = cụ thể. Các mục tiêu đưa ra phải rõ ràng, tập trung vào những công việc mà mình muốn đạt được.

            M = Measureable = đo lường được. Có thể đánh giá được mức độ hoàn thành công việc.

             A = Achiveable = có thể đạt được. Tập trung vào những việc trong khả năng thực hiện.

             R = Relevant = phù hợp.

             T = Timed = thời gian. Xác định rõ thời gian hoàn thành.

Kết quả cần đạt là sản phẩm cuối cùng có được sau khi thực hiện công việc. Để xác định được kết quả cần đạt, cá nhân cần trả lời câu hỏi sau:

• Những kết quả nào cần đạt được?
• Công việc nào phải thực hiện của một lĩnh vực cụ thể mà cá nhân cần hoàn thành?
• Cho biết cách thức kiểm tra hoặc xác định mức độ hoàn thành của công việc?
• Mức độ hoàn thành công việc.
• Khối lượng, chất lượng, hiệu quả công việc (đạt/không đạt).
• Có những sáng kiến, cải tiến nào đã được áp dụng (tên, phạm vi áp dụng, cấp công nhận sáng kiến, cải tiến)

2. Dự kiến việc thực hiện công việc

Dự kiến công việc là đặt ra giả thuyết về các bước thực hiện công việc, tiến độ hoàn thành công việc, những khó khăn sẽ gặp phải khi tiến hành công việc từ đó cá nhân xác định những nguồn lực cần thiết và chuẩn bị tâm thế để thực hiện công việc

3. Nguồn lực để thực hiện công việc

Về nguồn nhân lực bao gồm: người thực hiện chính và phối hợp thực hiện. cần phải làm rõ chức năng, nhiệm và quyền hạn, trách nhiệm của người thực hiện chính và người phối hợp thực hiện.

• Về chức năng, nhiệm vụ

Cá nhân cần phải có sự hiểu biết về các chức năng và nhiệm vụ của công việc. Các nhiệm vụ chính của công việc là những nhiệm vụ mà khi được thực hiện tốt sẽ dẫn tới việc hoàn thành tốt các trách nhiệm và chức năng chi tiết của vị trí công việc. Phần này cần trả lời được các câu hỏi:

-Người thực hiện và phối hợp thực hiện công việc phải có những chức năng nào?

-Việc thực hiện nhiệm vụ này có ảnh hưởng trực tiếp đến mục đích của công việc hay không?

• Về quyền hạn và trách nhiệm cá nhân.

Trách nhiệm công việc cơ bản tập trung vào các vấn đề sau:

-Có trách nhiệm gì khi thực hiện công việc?

-Làm như thế nào để thực hiện có hiệu quả công việc được giao (nhiệm vụ, quyền hạn)? Từ đó đưa ra những quy tắc trong việc giải quyết công việc.

-Có ý thức tổ chức kỷ luật như thế nào? Công tác phối hợp ra sao?

-Chịu sự quản lý, giám sát bởi những ai? Về việc gì?

Về vật lực, tài lực, thông tin: Trên cơ sở nguồn nhân lực và các bước tiến hành thực hiện nhiệm vụ, cá nhân xác định các nguồn lực về tài chính, cơ sở vật chất và những thông tin cần thiết để thực hiện công việc.

 4. Thời hạn hoàn thành công việc

Định rõ thời gian cụ thể hoàn thành công việc

  5. Phương án dự phòng

Mục đích của việc đưa ra những phương án dự phòng nhằm khắc phục những khó khăn trong quá trình thực hiện công việc. Đảm bảo công việc đạt được mục đích và kết quả đề ra.

Để các phương án dự phòng mang tính khả thi, cá nhân phải liệt kê ra những giả thuyết có thể xảy ra và đưa ra cách giải quyết dựa vào điểm mạnh và thuận lợi của cá nhân.

Trên cơ sở những thông tin về công việc thực hiện, cá nhân xây dựng bản mô tả thực hiện công việc như sau:

Bước 3: Kiểm tra việc sử dụng thời gian

Mục đích của việc kiểm tra việc sử dụng thời gian nhằm điều khiển, kiểm soát thời gian một cách hiệu quả nhất.

Để kiểm tra việc sử dụng thời gian, hãy lập một bảng thời gian như sau:

Ghi chép vào các cột này sẽ cho thấy cá nhân thời gian có dùng thời gian tốt nhất cho những công việc quan trọng nhất không? Từ đó, đưa ra những điều chỉnh cần thiết để quản lý thời gian hiệu quả.

Để kiểm tra việc sử dụng thời gian một cách chính xác, khoa học. Cá nhân cần lưu ý những điểm sau:

- Thời gian phải được ghi chính xác, cụ thể

- Khi viết cần lưu ý là:

  + Nội dung công việc và mức độ ưu tiên phải rõ ràng, cụ thể. Tránh sử dụng các từ ngữ dễ gây nhầm lẫn, từ nhiều nghĩa.

      + Trên cơ sở bảng kiểm soát thời gian và bản mô tả công việc, cá nhân có thể xây dựng lịch trình làm việc theo tuần, tháng, quý.

Tóm lại

Trên cơ sở vận dụng nguyên lý Pareto vào sử dụng công cụ quản lý thời gian“danh sách những việc cần làm” sẽ giúp sinh viên tổ chức, sắp xếp công việc hợp lí, hiệu quả. Để làm được điều này, sinh viên cần tuân thủ các bước trong việc sử dụng danh sách những việc cần làm. Tránh rơi vào các bẫy thời gian thường gặp.