Các tiểu ban theo quyết định nhanh chóng ổn định chỗ ăn, chỗ ở, chỗ tập kết phương tiện, đạo cụ tham gia hội giao lưu, tổ chức các cuộc họp trong tiểu ban, bàn định những công việc cụ thể của từng nội dung. Đồng chí Nguyễn Thị Hải, Thạc sĩ Sinh học, Trưởng khoa Tự nhiên- Kỹ thuật và Công nghệ Trường Cao đẳng Tuyên Quang, Trưởng Tiểu ban Nghiệp vụ Sư phạm cụm Trung Bắc đã triển khai các quyết định có liên quan đến Tiểu ban, giao nhiệm vụ cho từng nhóm. Nhóm Nghiệp vụ Sư phạm sẽ do đồng chí Vũ Ngọc Doanh, Thạc sĩ Ngữ văn, Phó Trưởng khoa Ngữ văn, trường Đại học Sư phạm Hà Nội II làm Trưởng ban giám khảo, đồng chí Bùi Thị Mai Anh, Thạc sĩ Ngữ văn, Phó Trưởng khoa Khoa học Xã hội và Nhân văn trường Cao đẳng Tuyên Quang làm Phó Trưởng ban giám khảo. Nhóm Thi giảng sẽ do đồng chí Nguyễn Quang Huy, Tiến sĩ Toán học, Trưởng phòng Đào tạo-Nghiên cứu khoa học của trường Đại học Sư phạm Hà Nội II làm Trưởng ban Giám khảo, đồng chí Trần Quyết Thắng, cử nhân Sinh học, Chuyên viên phòng Khảo thí-Đảm bảo chất lượng và Thanh tra giáo dục trường Cao đẳng Tuyên Quang làm phó Trưởng ban giám khảo.

Ngay trong buổi chiều ngày 31/10/2012, các nhóm đã thống nhất được các nội dung chính trong chương trình làm việc chiều ngày 01/11.2012 và sáng ngày 02/11/2012 như: thông qua các quyết định, thống nhất phiếu chấm, cho các đội bắt thăm thứ tự dự thi trong hai buổi.

Với những kinh nghiệm trong nhiều lần tổ chức Hội giao lưu Sư phạm Cụm Trung Bắc cùng với sự chuẩn bị chu đáo của nhà trường sở tại, hy vọng rằng Hội giao lưu Sư phạm Cụm Trung Bắc lần thứ IX do trường Cao đẳng Tuyên Quang đăng cai lần này sẽ để lại những ấn tượng tốt đẹp trong lòng các đội bạn dự thi, góp phần nâng cao chất lượng hợp tác giữa các trường trong khu vực, đồng thời khẳng định được sự trưởng thành của các trường trong khối.